Toda vez que o arquivo começa a ficar lotado de papéis ou ocupar quase toda a memória do computador, surge a pergunta: quais arquivos posso deletar? O primeiro passo é avaliar o prazo legal de guarda dos documentos empresariais. Para isso, você precisa ter a documentação armazenada com organização, de preferência em uma plataforma de gestão documental: o GED.
Documentos fiscais, trabalhistas e previdenciários devem ser mantidos, em regra, pelo prazo de cinco anos. Outros tipos de documentos podem exigir períodos maiores de guarda: registros de saúde ocupacional, por exemplo, devem ser preservados por 20 anos, enquanto contratos comerciais devem ser mantidos por pelo menos 10 anos após o término de sua vigência.
Descartar documentos cedo demais destrói a prova que a empresa precisaria apresentar em uma fiscalização. Da mesma forma, guardar tudo indefinidamente pode contrariar a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e ampliar o risco de vazamentos de dados.
Definir o prazo de guarda de documentos é, por isso, a primeira decisão de qualquer política de gestão documental. Neste artigo, você vai entender os prazos organizados por tipo, a base legal de cada um, o momento em que a contagem começa, os critérios para descartar com segurança e como organizar os documentos para evitar problemas e otimizar a rotina.
GED: por que os prazos são tão diferentes entre si?
Cada prazo de guarda varia conforme o tempo em que alguém pode exigir a comprovação. Se a Receita Federal pode levar cinco anos para constituir um crédito tributário, faz sentido que a documentação de suporte acompanhe esse intervalo. Se um trabalhador pode discutir exposição a agentes de risco décadas depois, o laudo ambiental precisa estar disponível por mais tempo ainda.
A tabela de temporalidade revela, para cada tipo documental, quanto tempo guardar, com base em qual norma e qual será a destinação final: eliminação ou preservação. Empresas que não seguem essa tabela acabam decidindo caso a caso e podem descartar documentos que poderiam ser úteis no futuro.
Tabela de prazos de guarda por tipo de documento
Documentos fiscais e tributários
| Documento | Prazo | Contado a partir de | Base legal |
|---|---|---|---|
| Notas fiscais (NF-e, NFS-e, NFC-e) | 5 anos | 1º dia do exercício seguinte ao fato gerador | CTN, arts. 173 e 174 |
| Arquivos XML de documentos fiscais eletrônicos | 5 anos | Autorização do documento | CTN; Ajuste SINIEF nº 2/2025 |
| Livros fiscais e escrituração digital (SPED) | 5 anos | Fato gerador | CTN, art. 173 |
| DARF, DAS, GNRE e comprovantes de recolhimento | 5 anos | Data do pagamento | CTN, art. 174 |
| Notas de aquisição de bens do ativo imobilizado | Vida útil do bem + 5 anos | Baixa ou fim da vida útil | Prática consolidada |
Documentos trabalhistas e previdenciários
| Documento | Prazo | Contado a partir de | Base legal |
|---|---|---|---|
| Ficha ou livro de registro de empregado | Guarda permanente (recomendado) | — | CLT, art. 41 |
| Folha de pagamento, férias e 13º salário | 5 anos | Desligamento | CF, art. 7º, XXIX |
| Contrato de trabalho, aviso prévio e rescisão | 5 anos (recomendado até 7) | Desligamento | CF, art. 7º, XXIX |
| Controle de jornada | 5 anos | Desligamento | CLT, art. 74 |
| Guias e comprovantes de FGTS | 5 anos | Recolhimento | STF, ARE 709212 |
| Documentos previdenciários (eSocial, DCTFWeb) | 5 anos | Fato gerador da contribuição | Lei nº 8.212/1991 |
| ASO e prontuário médico ocupacional | 20 anos | Desligamento | NR-7 |
| Histórico do inventário de riscos (PGR) | 20 anos | Elaboração | NR-1 |
| PPP e LTCAT | 20 anos | Desligamento | Normativos do INSS |
Documentos contábeis, societários e comerciais
| Documento | Prazo | Contado a partir de | Base legal |
|---|---|---|---|
| Livros Diário e Razão, balanços e demonstrações | Guarda permanente na prática | Encerramento do exercício | Código Civil, art. 1.194 |
| Contrato social, alterações e atas | Guarda permanente | — | Código Civil |
| Contratos comerciais em geral | 10 anos | Término da vigência | Código Civil, art. 205 |
| Contratos com consumidor | 5 anos | Conhecimento do dano | CDC, art. 27 |
| Documentos de propriedade imobiliária | Guarda permanente | — | Código Civil |
Quanto tempo guardar documentos fiscais?
A maioria das empresas segue o período de cinco anos previsto no Código Tributário Nacional, mas raramente o prazo equivale a cinco anos contados a partir da emissão do documento. O artigo 173, inciso I, determina que a contagem da decadência começa no primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido feito.
Isso significa que uma nota fiscal emitida em março de 2026 tem sua contagem iniciada apenas em janeiro de 2027 e só perde validade a partir de 2032. Quem calcula pela data da nota descarta com quase um ano de antecedência, o que pode gerar problemas lá na frente em caso de contestação.
O que mudou na guarda dos arquivos XML
Atualmente, o prazo mínimo de guarda e expurgo dos arquivos XML de documentos fiscais eletrônicos é de 132 meses ou 11 anos contados a partir da autorização, conforme acordo celebrado entre Receita Federal, Estados e Distrito Federal no ano passado para arquivos sob tutela dessas administrações.
A Consultoria Tributária da Secretaria da Fazenda de São Paulo, ao responder consulta sobre o tema, esclareceu que a norma se dirige às administrações tributárias e não cria obrigação nova para o contribuinte, cujo prazo permanece o da legislação em vigor. No entanto, vale a pena analisar se compensa descartar esses documentos quando o Fisco passará a manter mais de uma década de arquivos disponíveis para cruzamento de dados.
Se a empresa descartar seus XMLs no quinto ano perde a capacidade de conferir, contestar ou reconstituir a própria operação. Guardar por mais tempo, nesse caso, é decisão de gestão de risco e não uma obrigação legal.
A reforma tributária dobra o acervo
Um ponto que as empresas precisam ficar de olho é sobre a reforma tributária. Como as empresas do regime regular já precisam destacar IBS e CBS nos documentos fiscais eletrônicos, elas deverão manter dois arquivos: o antigo com o tributos pré-reforma e os novos, com o IBS e CBS.
Segundo o regime atual, a extinção de ICMS e ISS vai ocorrer apenas em 2033. Até lá, as empresas devem manter os dois tipos de nota para evitar problemas com o Fisco.
GED: quanto tempo devo guardar documentos trabalhistas?
Legalmente, o trabalhador pode cobrar créditos dos últimos cinco anos, desde que ajuíze a ação em até 2 anos após o fim do contrato. É o que prevê o artigo 7º, inciso XXIX, da Constituição Federal. Por isso, a recomendação é manter folha, recibos, controles de ponto e documentos de rescisão por pelo menos 5 anos contados do desligamento.
Os documentos relacionados à saúde e segurança do trabalho demandam prazos mais longos de guarda. Atestados de saúde ocupacional e prontuários médicos devem ser mantidos por 20 anos após o desligamento, conforme previsto na NR-7.
A NR-1 recomenda manter o histórico de atualizações do inventário de riscos do PGR para demonstrar quais riscos ocupacionais existiam em cada período e quais medidas de prevenção foram adotadas. Embora os requisitos de guarda do PPP e do LTCAT não sejam os mesmos do PGR, vale a pena mantê-los porque esses documentos registram as condições de trabalho e a exposição do empregado a agentes nocivos, servindo de prova para fins previdenciários, especialmente em pedidos de aposentadoria especial.
Como o reconhecimento desse direito pode ser solicitado muitos anos após a exposição ou até mesmo depois do encerramento do vínculo de emprego, a empresa deve manter a documentação histórica capaz de comprovar as condições ambientais existentes em cada época.
Quando o prazo começa a contar?
Definir por quanto tempo um documento deve ser mantido é apenas parte do problema. Antes de aplicar qualquer prazo de guarda, é necessário identificar a partir de qual evento esse prazo começa a ser contado.
Esse marco inicial varia conforme a natureza do documento e a obrigação que ele comprova. Por isso, usar apenas a data de emissão como referência pode levar ao descarte prematuro de documentos que ainda possuem relevância fiscal, trabalhista, contratual ou patrimonial. Na maioria dos casos, a contagem parte de um destes quatro momentos:
- Fato gerador do tributo: para documentos fiscais;
- Desligamento do empregado: para documentos trabalhistas e de saúde ocupacional;
- Término da vigência: para contratos;
- Baixa ou fim da vida útil do bem: para o ativo imobilizado.
O último merece atenção especial. A nota fiscal de um maquinário com vida útil de vinte anos não pode ser eliminada no quinto ano: o prazo legal só começa depois que o bem sai do patrimônio. Isso significa que dois documentos arquivados no mesmo dia podem vencer com dez anos de diferença, porque partem de marcos diferentes.
Controlar quatro contagens paralelas em um acervo de milhares de itens, na base da planilha e da memória de quem sempre cuidou daquilo, é exatamente onde nascem os descartes precoces — e as caixas que ninguém tem coragem de abrir.
A LGPD limita o tempo de guarda?
A LGPD não estabelece um prazo geral e único para a guarda de documentos e dados pessoais. Em vez disso, determina que as informações sejam mantidas apenas pelo tempo necessário para cumprir a finalidade que justificou sua preservação. Portanto, uma empresa precisa conciliar as exigências de privacidade com os prazos previstos em normas fiscais, trabalhistas, previdenciárias, contratuais e regulatórias.
Resumindo, a regra é a seguinte: quando existe prazo legal, a empresa guarda. Quando não existe, manter o documento com dado pessoal por precaução deixa de ser cautela e passa a ser tratamento sem base legal. Ficar com o arquivo indefinidamente além de não ser sinônimo de conformidade, pode se tornar um problema.
Descartar documentos o tempo certo pressupõe saber a data de vencimento de cada documento, individualmente, e ser avisado quando ela chega. Ninguém faz isso de memória, e planilha de controle só funciona enquanto a pessoa que a mantém continua na empresa.
GED: documentos físicos x eletrônicos
A adoção de um sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) permite substituir grande parte dos arquivos físicos por documentos digitais, tornando a gestão documental mais ágil, organizada e segura. No entanto, digitalizar um documento não significa simplesmente escaneá-lo e armazená-lo em uma pasta eletrônica.
Para que a versão digitalizada produza os mesmos efeitos do documento original, é necessário observar critérios como integridade, confiabilidade, rastreabilidade, auditabilidade, qualidade da imagem, legibilidade e preservação dos metadados. Quando o documento digitalizado se destina a produzir efeitos legais perante uma pessoa jurídica de direito público, também deve ser assinado digitalmente com certificado digital no padrão ICP-Brasil.
A Certifica+ conta com duas soluções que resolvem os principais problemas da documentação digital: organização e validade jurídica. Com o Certifica ID, especializado na emissão de certificado digital para pessoas físicas e jurídicas, e o Certifica GED, uma plataforma unificada para gestão de documentos, automatização de fluxos e assinatura eletrônica segura.
Com o GED, é possível estruturar todo o ciclo de vida dos documentos em um ambiente digital, centralizado e integrado, conciliando proteção, organização, controle e eficiência operacional. Com a centralização dos documentos, as informações ficam mais acessíveis e fáceis de localizar, reduzindo o tempo dedicado a buscas, conferências e tarefas manuais. A automação dos fluxos também contribui para diminuir a burocracia, eliminar etapas repetitivas e dar mais agilidade às rotinas internas.
O GED é mais do que apenas uma ferramenta de armazenamento, é uma estrutura de apoio à gestão documental, à conformidade e à transformação digital da empresa, promovendo processos mais simples, seguros e eficientes.
GED: Organize a gestão antes que ela vire problema
Gerenciar documentos corretamente não significa guardar tudo para sempre nem eliminar arquivos assim que parecem perder a utilidade. O desafio está em saber o que deve ser preservado, por quanto tempo, a partir de qual momento e quando o descarte pode ser realizado com segurança.
Uma política de gestão documental bem estruturada ajuda a empresa a atender às obrigações fiscais, trabalhistas, previdenciárias e regulatórias sem acumular informações desnecessariamente. Ao mesmo tempo, reduz o risco de eliminar documentos que ainda podem ser exigidos em fiscalizações, auditorias ou disputas futuras.
Quando esse controle depende de planilhas, arquivos dispersos e conhecimento concentrado em poucas pessoas, acompanhar diferentes prazos e marcos de contagem se torna cada vez mais difícil. A tecnologia entra justamente para transformar esse processo em uma rotina mais organizada, rastreável e eficiente.
Com as soluções da Certifica+, sua empresa pode avançar na digitalização dos documentos, centralizar a gestão do acervo, automatizar fluxos e contar com recursos de assinatura eletrônica e certificação digital.
